PENGERTIAN
SURAT
Surat adalah alat komunikasi yang
dibuat secara tertulis untuk menyampaikanberita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi
kepada seseorang/lembaga/instansi denganmengikuti aturan dan bentuk tertentu.Untuk
dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini,yaitu:
1. Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan
logika
2. Menarik, padat, dan jelas.
3. Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria, surat juga
memiliki fungsi, yaitu:
1. Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman
bicara sehingga isi suratmenggambarkan citra penulis.
2. Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas
putih.
3. Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
4. Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika
diperlukan.
5. Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan
sebuah instansi/lembaga.
FORMAT SURAT
Bentuk penulisan surat atau format
surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu :
1.
Bentuk lurus penuh (full block
style)
2.
Bentuk lurus (black style)
3.
Bentuk setengah lurus (semi block
style)
4.
Bentuk lekuk (indented style)
5.
Bentuk paragraf menggantung (hanging
paragraph)
JENIS-JENIS
SURAT
1.
Menurut kepentingan dan pengirimnya, surat dapat dikelompokkansebagai berikut :
A. SURAT PRIBADI
yaitu surat yang dikirimkan
seseoarang kepada orang lain atau suatu oarganisasi/instansi.surat pribadi
adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut
kepentinganpribadi
Ciri-ciri surat pribadi
seperti berikut.
(1) Tidak menggunakan kop
surat/kepala surat
(2) Tidak menggunakan nomor surat
(3) Salam pembuka dan penutup surat
bervariasi
(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai
dengan keinginan si penulis surat.
Yang termasuk surat pribadi adalah :
a. Surat keluarga
b. Surat lamaran pekerjaan.
Untuk membuat surat lamaran
pekerjaan perlu memperhatikantahap-tahapnya yaitu :
1. Sumber informasi
2. Pedoman penulisan
3. Lampiran yang diminta
4. Proses pengajuan surat lamaran.
Pada bagian tanda tangan surat
lamaran sering kali suatu kantor khususnya kantor pemerintah menghendaki
perlunya dibubuhi materai.
Isi surat lamaran terdiri dari :
a. Tempat dan tanggal surat
b. Alamat surat
c. Perihal
d. Salam pembuka
e. Kalimat pembuka
f. Data pribadi
g. Data lampiran
h. Kalimat penutup
i. Kata penutup
j. Tanda tangan dan nama jelas
k. Materai jika diminta
Biasanya pelamar melengkapi surat
lamarannya dengan melampirkan :
1. Daftar Riwayat Hidup
2. Foto Copy Ijasah
3. Foto Copy KTP dan
4. Pas foto
c. Surat perijinan
B. SURAT RESMI
Adalah surat yang disampaikan oleh
suatu instansi/lembaga kepada seseorang atau lembaga/instansi lainnya.Surat
resmi (surat dinas) terbagi atas beberapa bagian, yaitu:
1. Surat dinas pemerintah, yaitu surat
resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi
pemerintahan.
2. Surat niaga, yaitu surat resmi yang
dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.
3. Surat sosial, yaitu surat resmi
yanng dipergunakan oleh organisasi kemasyarakatan yang bersifat nirlaba (
nonprofit).
Bagian-bagian surat resmi:
1. Kepala/kop surat, terdiri dari- Nama
instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar- Alamat
instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil- Logo
instansi/lembaga.
2.
Nomor surat, yakni urutan surat yang
dikirimkan
3.
Lampiran, berisi lembaran lain yang
disertakan selain surat
4.
Hal, berupa garis besar isi surat
5.
Tanggal surat (penulisan di sebelah
kanan sejajar dengan nomor surat)
6.
Alamat yang dituju (jangan gunakan
kata kepada)
7.
Pembuka/salam pembuka (diakhiri
tanda koma)
8. Isi surat(-Uraian isi berupa uraian
hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil,
terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD)
haruslahmenyesuaikan).
9.
Penutup surat
10. Penutup surat, berisi- salam penutup- jabatan- tanda tangan-
nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada
atasan tentang adanya suatu kegiatan
C. MEMO
Alat komunikasi bertulis di dalam
jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi.
2. Menurut isinya, surat dapat dikelompokkan sebagai berikut
:
a. Surat pemberitahuan
b. Surat keputusan.
c. Surat perintah.
d. Surat permintaan
e. Surat panggilan
f.
Surat
peringatan
g. Surat perjanjian
h. Surat laporan
i.
Surat
pengantar
j.
Surat
penawaran
k. Surat pemesanan
l.
Surat
undangan dan
m. Surat lamaran pekerjaan.
3. Menurut sifatnya surat dapat diklasifikasikan sebagai
berikkut :
a.
surat biasa, artinya, isi surat
dapat diketahui oleh oranng lain selain yangn dituju.
b.
surat konfidensial ( terbatas),
maksudnya, isi surat hanya boleh diketahui oleh kalangantertentu yang terkait
saja.
c.
surat rahasia, yaitu surat yang
isinya hanya boleh diketahui orang yang dituju saja.
4. Berdaraskan banyaknya sasaran, surat dapat dikelompokkan
menjadi surta biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5. Berdasarkan tingkat kepentingan penyelesainnya, surat
terbagi atas surat biasa, surat kilat,dan surat kilat khusus.
6. Berdasarkan wujudnya, surat terbagi atas surat bersampul,
kartu pos, warkatpos, telegram,teleks atau faksimile, serta memo dan nota.
7. Berdasarkan ruang lingkupo sasarannya, surat terbagi atas
surat intern dan surat ekstern.
CONTOH SURAT
TEGURAN
Surat Peringatan Pertama
Kepada Karyawan bagian Saw Mill di
bawah ini:
Nama :
NIK :
Jabatan:
Bersama ini kepada yang bersangkutan
diterbitkan surat peringatan pertama karena pelanggaran atas Kesepakatan Kerja
pasal / ayat / butir ... mengenai:terlibat / melakukan / menyebabkan perkelahian
dengan sesama karyawan pada waktu jam kerja, yang terjadi pada hari
...tanggal..., pukul... WIB, sesuai laporan /berita acara/ keterangan
terlampir.
Oleh karena tindakan yang kurang
menyenangkan dan mengganggu kegiatan kantor / produksi tersebut karyawan yang
bersangkutan dikenakan sanksi administratif / skorsing berupa ... / sejumlah
.... / ... hari.
Diharapkan dengan surat peringatan
dan sanksi tersebut karyawan yang bersangkutan dapat memperbaiki perbuatannya
mengingat sejauh ini karyawantersebut tercatat memiliki kinerja yang cukup baik
/ potensial untuk kegiatan perusahaan.
Bagian Kepegawaian / Personalia
untuk & atas nama Manajemen / PemilikPerusahaan...
